Решение задач на тему: Деятельность секретаря-референта в современной организации

Введение

Актуальность исследования: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря-референта со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Секретарь-референт является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" [5].

Исходя из вышесказанного, целью данной работы является изучение деятельности секретаря-референта с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

. Рассмотрение практического положения вопроса;

. Анализ эффективности деятельности секретаря-референта, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, рассмотрение практического положения вопроса, наблюдение, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря-референта.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря-референта.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря-референта наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

Оглавление

- Введение

- Место секретаря в современной организации .1 История секретарских служб в России

- Роль секретаря-референта в формировании корпоративной структуры

- Механизм взаимодействия руководителя и секретаря-референта ГЛАВА 2. Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

- Распределение информационных потоков в организации

- Функции и задачи, выполняемые секретарём-референтом в организации ГЛАВА 3. Секретарь-референт помощник руководителя

- Организация рабочего места и рабочего времени секретаря-референта

- Работа с посетителями в приёмной

- Рациональная организация работы секретаря-референта Заключение

- Список использованной литературы

- Приложения

Заключение

Важными факторами успеха работы секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь-референт должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь-референт является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль секретаря-референта, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

Получение, обработка входящей и исходящей почты.

Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

Ведение дневника руководителя; организация его

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. - 17 с.

. Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

. Андреев, В. И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие на основе Гостов РФ - М.: ЗАО Бизнес - школа, 2000. - 256с.

. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55-57.

. Васильев, Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. - 2-е, доп. изд. - М.: Strix, 1999. - 224с.

. Веселов, П. В. Профессия - секретарь. Учебное пособие. - М.: Информационно - внедренческий центр "Маркетинг", 1998. - 96с.

. Вигера, А. М., Дорофеева О. П., Губская Е. К. "Секретарское дело" Ростов - на - Дону: Феникс, 2001 - 320с.

. Виноградова Т.В. Из истории канцелярий // Секретарское дело. - 1997. - № 4. - С. 106-108

. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 - 602 с.

. Вялова Л.М. Из истории документирования прохождения государственной службы в XIX веке // Там же. - 1998. - № 4. - С. 94-99

. Дебра Олкок. Учитесь работать секретарем. - М.: Изд - во "Феникс", 1999. - 96с.

. Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело. - 1997. - № 1. - С. 125.

. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С. 34-38.

. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004. №5. С.12-18.

. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. - 458 с.

. Кирсанова, М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

. Конькова А.Ю. Развитие средств связи и стенографии в России во второй половине XIX века и появление женского труда в государственном аппарате // Секретарское дело. - 1999. - № 2. - С. 66-71.

. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник. - 3-е изд., перераб. - М.: Герда, 2007. - 448 с.

. Кудряева В.А. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

. Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - синтез", 2000. - 272с.

. Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие. - М.: Высшая школа, 1999г.

. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО "Бизнес - школа", 2000. - 320с.

. Кузнецова, Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело - 2002 - №2 - с.16.

. Лебедев В.И. "Реформы Петра I". Сборник документов.Сост. В.И.Лебедев. М., Гос.соц.-эк.изд-во, 1937.

. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004. №10. С.78-81.

. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт, 2004. №12. С. 45-47.

. Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарское дело. - 2001. - № 1. - С. 87-89

. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. - 382 с.

. Рогожин, М. Ю. Настольная книга секретаря / М. Ю. Рогожин. - М.: Изд - во Проспект, 2004. - 368с.

. Санкина Л.В. Статс-Секретари Екатерины II // Там же. - 1996. - № 2 (4). - С. 115-121.