Дипломная работа на тему: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Введение

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного "сита", через которое просеивается весь поток документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Ученые еще в XIX веке указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и законодательной защиты документальных богатств от уничтожения: "Необходим закон о немедленном прекращении уничтожения архивных дел в учреждениях всех ведомств. Практика, основанная на действующих, высочайше утвержденных положениях и правилах Комитета Министров, обратила это важное и трудное дело в очень легкое, но влекущее за собою в последнее десятилетие повальное разрушение русских архивов с высокоценным для науки содержанием", - писал Д.Я. Самоквасов.

Окончательно теория экспертизы документов оформилась в 20 веке.

Целью данного дипломного проекта является рассмотрение вопросов зарождения, становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения этой цели были поставлены конкретные задачи:

- рассмотреть назначение экспертизы ценности документов

- определить критерии экспертизы ценности документов

- охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов

- выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов

Объект исследования: экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Предмет исследования: исторический процесс развития экспертизы ценности документов.

В ходе работы над дипломным проектом нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.А. Кузнецова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина и др.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования.

В первой главе рассматриваются теоретические вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Во второй главе рассматривается организация проведения экспертизы ценности документов.

В третьей главе рассматривается развитие экспертизы ценности документов в историческом аспекте.

В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.

Список используемых источников включает статьи и книги ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.

Оглавление

- Введение

- Экспертиза ценности документов в делопроизводстве 1.1 Понятие и назначение экспертизы ценности документов

- Принципы и критерии ценности документов

- Система нормативно-методических пособий по отбору документов Глава 2. Организация и проведение экспертизы ценности документов

- Организация проведения экспертизы ценности документов

- Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов Глава 3. Становление и развитие экспертизы ценности документов

- Экспертиза ценности документов XX вв

- Экспертиза ценности документов в XXI вв

- Заключение

- Список использованной литературы

Заключение

Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).

Анализ теоретико-методических положений экспертизы ценности документов за последние двадцать лет позволяет утверждать, что решение основного вопроса оценки и отбора документов - "ценно или менее ценно", "хранить или не хранить" - возможно, только при общенаучном подходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.

Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов.

Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов: 1) 1918 - 1957 гг. - формулирование основных признаков оценки документов; 2) 1958 г. - до конца 60-х годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г.Митяевым; 3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей; 4) настоящее время - попытка переосмыслить критерии оценки документов.

В России экспертиза ценности документов начала широко применяться в первой половине XIX в. в связи с переполнением архивов учреждений. Этот вид работы носил название "разборка решенных дел" с целью уничтожения "ненужных бумаг" и проводился в отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранялись только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов приводило к потере многих ценных документов.

В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950-1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

3. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

4. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002.

5. Основные правила работы ведомственных архивов.- М., 1986.- С. 24-27.

6. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года.

7. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): Методические рекомендации.- М.: ВНИИДАД, 1997.

8. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.- М., 1973.

9. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.- М., 1989.

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000.

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 г. № 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять "коммерческую тайну".

12. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения.- М., 2000.

13. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

14. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД, 1996.

15. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело.- 1999.- №1.- С. 79-83.

16. Алексеева Е.В. Научные основы оценки и отбора документов/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство.- 2003.- № 1. - С. 98-102.

17. Алексеева Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Делопроизводство.- 2003.- № 2. - С. 85-92.

18. Архипова Т.Г. Проблема экспертизы ценности документов "Век нынешний и век минувший" / Т.Г. Архипова/ Секретарское дело.- 1997.- № 1.

19. Банасюкевич В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур / В.Д. Банасюкевич //Отечественные архивы.- 1996.- №6.- С. 21-25.

20. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов/ В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело.- 1998.- №3.- С. 19-23.

21. Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов)/ Е.М. Бурова// делопроизводство.- 1998.-№ 1.

22. Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов. М., 1985.

23. Быкова Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: учеб.-метод. пособие/ Т.А. Быкова. Е.М. Емышева, О.В. Мосягина. М., 1996.- 67 с.

24. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 1994. - 85 с.

25. Делопроизводство: учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004.

26. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем".- Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с.

27. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

28. Еремченко В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях / В.А. Еремченко// Отечественные архивы. 1992.- № 5.- С.8-15.

29. Еремченко В.А. Основные проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы.- 1996.- № 6.

30. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) / М.П. Жукова //Отечественные архивы.- 1995.- №6.-С.3-10.

31. Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов/ М.П. Жукова//Отечественные архивы.- 2000.- №4.

32. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий/ М.П. Жукова // Отечественные архивы.- 1994.- № 5.- С. 10-13.

33. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б. Зиновьева.- М.: Профиздат, 2001.- 208 с.

34. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П. Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993.

35. История делопроизводства в СССР/ под ред. Я.З.Лившица, В.А. Цикулина.- М.: МГИАИ, 1974.- 134 с.

36. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

37. Козлов В.П. Российское архивное дело.- М., 1990.-240 с.

38. Крайская З.В. Архивоведение/ З.В. Крайская Э.В. Челлини - М., НОРМА, 1996.- 224 с.

39. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-синтез".- 2002.- 208 с.

40. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения/ Т.В.Кузнецова // Секретарское дело.- 2005.- №11.

41. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

42. Кушнаренко Н.Н. Документоведение/ Н.Н. Кушнаренко.- Киев.: Знание, 2000.- 460 с.

43. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова.- Ростов н/Д: МарТ, 2002.-272.

44. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учеб. пособие. -М., 1959.- 360 с.

45. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998.- 575 с.

46. Осичкина Г.А. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве/ Г.А. Осичкина // Секретарское дело.- 1997.- № 7.

47. Охотский Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб.-практ. пособие / Е.В. Охотский.- М.: РАГС, 2000.

48. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ А.В. Пшенко.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2003.-256 с.

49. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России.- М., 1979.

50. Стенюков М.В. Документы и делопроизводство/ М.В. Стенюков.- М.: ПРИОР, 2000.- 114 с.

51. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М., 1974.- Т. 4.- Ч.1.

52. Теория и практика экспертиза ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД.- М.,1984.- Ч.1-2.

53. Философский энциклопедический словарь.- М., 1989.

54. Шмидт С.О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России ХУ1-ХУП вв.: учеб. пособие / С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М., 1985.

55. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)/Сост. М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др.- М., 2006.